Zeiterfassung und -management: Sicherstellen, dass die Arbeit abgerechnet wird.

Warum die Zeit verfolgen?

Zeiterfassung und -management sind wichtig, insbesondere wenn Sie mit Menschen an einem sensiblen Projekt im Laufe der Zeit arbeiten. Darüber hinaus können wir und unser Team an einer Reihe von Projekten mit dem sich überschneidenden Projektzyklus arbeiten, und unsere Offshore-Mitarbeiter arbeiten aufgrund von Zeitzonenunterschieden zu anderen Zeiten als wir aus der Ferne. Aus diesem Grund ist die Fähigkeit, unterschiedliche Ergebnisse zu erzielen und die relevanten Fristen, Aufgaben, Multitasking, Zeiterfassung und Ablenkungen einzuhalten, entscheidend für den Geschäftserfolg.

Bei so vielen Social-Media-Sites, Online-Video-Sharing-Communities, Spielen, Antworten auf Ad-hoc-Anfragen von Teamkollegen und E-Mail-Kommunikation ist es für virtuelle Mitarbeiter wirklich einfach, sich aufzuregen. Da Sie zu keinem Zeitpunkt physisch überwachen können, ob Ihr Team die ihm zugewiesenen Aufgaben ausführt, können Sie die erledigten Aufgaben als Leistungskennzahl verwenden, um die Produktivität zu verfolgen. Aber wäre es nicht effektiver, wenn Sie dafür sorgen könnten, dass der Zeit- und Arbeitsaufwand Ihrer Mitarbeiter richtig organisiert, erfasst und berechnet wird?

Mein Unternehmen ist klein und ich habe nur wenige Mitarbeiter, reichen E-Mail-Zeitstempel und VoIP nicht aus, um zu überprüfen, ob sie funktionieren?

E-Mails können nun über mobile Geräte abgerufen werden, ähnlich wie bei VoIP-Anwendungen wie Skype. Sie können sogar Ihren Laptop abholen, in eine nahegelegene Kneipe gehen und auf die E-Mails Ihres Besitzers antworten, als ob Sie arbeiten würden. E-Mail-Zeitstempel und Videokonferenzen sind kein Beweis dafür, dass Sie immer gut für Produktivität und Zeit investieren können. Wenn Ihr Unternehmen über ein internes Zeiterfassungssystem für Ihre internen Mitarbeiter verfügt, prüfen Sie, ob Sie das gleiche System verwenden können, um die Zeit Ihrer Remote-Mitarbeiter zu erfassen. Wenn Sie Auftragnehmer oder Dienstleistungen eines Drittunternehmens in Anspruch nehmen, fragen Sie unbedingt, ob diese über die Mittel verfügen, um ihre Arbeitszeiten zu verfolgen. Die Zeiterfassung ist für alle von Vorteil: Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Kunde und Auftragnehmer gleichermaßen.

Zu den Vorteilen der Zeiterfassung gehören:

Projekt Fähigkeit, die Projektausrichtung aus einer übergeordneten Perspektive zu betrachten und Aufgaben in kleinere, überschaubarere Inkremente aufzuteilen.

Verstehen Sie, dass Geschäftspraktiken und interne Prozesse zu Verlusten führen, und nutzen Sie die Informationen, um Ihr Geschäft auszubauen.

Aufzeichnen Sie können aufzeichnen, wie viel Zeit für jede Aufgabe oder jedes Projekt aufgewendet wird, damit Sie die für Ihr Team am besten geeignete Zeit einschätzen können, wenn ein ähnliches Projekt ansteht.

Fähigkeit, Ihre Zeit effizienter zu verwalten.

Ability Ability speichert Arbeitsbelastung, Fortschritt, Fristen sowie Mitarbeiter- und Kundeninformationen an einem zentralen Ort, der für Sie leicht zugänglich ist, um eine genauere Kundenabrechnung zu ermöglichen.

آف Ihre Offshore-Mitarbeiter können die Zeiterfassung als Nachweis dafür verwenden, wie ihre Zeit verbracht wurde.

Sie können mit Ihren Zeitnehmern, Freelancern und Mitarbeitern an demselben Projekt arbeiten wie Sie selbst.

Insgesamt werden Sie und Ihre Mitarbeiter produktiver.

Wie kann ich meine Teamzeit verfolgen?

Große Unternehmen, insbesondere BPOs, verwenden bereits verschiedene Systeme, um Bürozeit und Produktivität zu verfolgen. Dies ermöglicht es ihnen, Personal, Ausrüstung und andere Ressourcen nach Bedarf richtig zuzuweisen, um die Zielergebnisse zu erreichen. KMU sind jedoch relativ neu in diesem Bereich, da Zeiterfassungs- und Managementsysteme ziemlich teuer sind und ein wenig „mehr töten“, um die Produktivität eines kleinen Teams zu verfolgen. Glücklicherweise gibt es jetzt kostengünstigere Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen, um die Zeit und die Aufgaben ihrer Remote-Personalbesetzung genau zu verfolgen und zu verwalten. Es stehen Desktop-Programme, mobile Anwendungen und webbasierte Zeiterfassungssoftware zur Auswahl, und die Preise variieren je nach Anzahl der Benutzer, Projekte, Funktionen oder Abonnements. Die beste Wahl ist Time Doctor, ein effektives Zeiterfassungs- und -verwaltungstool, das mindestens 99 9,99 pro Benutzer und Monat kostet. Das Gute an diesem Tool ist, dass es nicht nur die Zeit für jede Aufgabe, die Ihren Mitarbeitern zugewiesen wurde, verfolgen kann, sondern auch die Websites und Anwendungen, die Ihre Mitarbeiter während der Arbeit verwenden. Auf diese Weise können Sie sehen, dass Social-Media-Sites oder Gaming-Anwendungen wie Facebook und Twitter Ihre Mitarbeiter von der eigentlichen Arbeit abhalten. Wenn Sie Vertragsarbeiter über freiberufliche Websites und virtuelle Mitarbeiterportale einstellen, besteht eine gute Chance, dass diese bereits über ein gutes System zur Zeiterfassung verfügen. oDesk zum Beispiel verwendet TeamRoom, das die Arbeitszeit der Mitarbeiter verfolgt und aufzeichnet, Screenshots macht und alle 10 Minuten Fotos von Mitarbeitern macht, um sicherzustellen, dass die richtige Person zur richtigen Zeit das Richtige tut.

Ich habe Remote-Mitarbeiter / virtuelle Freelancer, die für mich an verschiedenen Projekten arbeiten. Gibt es andere Möglichkeiten, die Produktivität zu maximieren?

Natürlich! Und wenn Sie mit praktischen Business-Lösungen die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern können, profitieren Sie noch mehr. Ich habe Mike O’Hagan getroffen, einen erfolgreichen Serienunternehmer und Inhaber von 6 Unternehmen, die in 4 Ländern tätig sind. In seinen kostenlosen Webinar-Reihen, Business-Learning-Touren und kostenlosen E-Books gibt er Tipps für praktisches Unternehmertum. Ich habe das E-Book heruntergeladen und einige Tipps und Ideen gefunden, die ich in anderen ausgelagerten E-Books nicht finden konnte.

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